Tłumaczenia zostaną zrealizowane na potrzeby projektu Uniwersytetu Jagiellońskiego "Odpowiedzialne wsparcie i zrównoważony rozwój", nr umowy o finansowanie POWR.03.05.00-00-A048/19-00

I. Zamawiający:

Uniwersytet Jagielloński, ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków,

NIP: 675-000-22-36, REGON: 000001270

Nazwa jednostki wykonującej zadanie:

Biuro Projektu Odpowiedzialne Wsparcie i Zrównoważony Rozwój, ul. Czapskich 4, 31-110 Kraków. e-mail: przelamuj@uj.edu.pl

strona internetowa: www.przelamuj.uj.edu.pl

miejsce publikacji ogłoszeń i informacji: www.przelamuj.uj.edu.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia:

1. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie rozeznania rynku o wartości szacunkowej poniżej równowartości kwoty 130 000 PLN netto, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019 poz. 2019 ze zm.), na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy.
2. Do niniejszego zamówienia i postępowania stosuje się Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (wersja z dnia 21 grudnia 2020 r. z odpowiednimi zmianami i wyłączeniami).

III. Opis przedmiotu zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie tłumaczeń z języka polskiego na język angielski treści artykułów popularnonaukowych (z zakresu m.in. psychologii, socjologii a także z tematyki nowoczesnego podejścia do niepełnosprawności), treści napisów do krótkometrażowych filmów (instruktażowych lub prelekcji dotyczących obsługi aplikacji komputerowych), a także innych materiałów prezentowanych na portalu i w aplikacji mobilnej (m.in. psychotesty, stałe elementy nawigacyjne oraz treści poszczególnych stron portalu i aplikacji mobilnej, z przeniesieniem na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wszystkich sporządzonych tłumaczeń), zwanych w dalszej części „Utworem”.

   Szacowana liczba materiałów do tłumaczenia: max. 600 znormalizowanych stron A4 (znormalizowana strona A4 oznacza 1 800 znaków wliczając spację)

2. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie w szczególności do:
   • a) przekazania Zamawiającemu tłumaczeń Utworów, stanowiących daną część przedmiotu umowy, w formie elektronicznej – zapisanym pliku w edytowalnym formacie (*.docx, *.doc) na poniższy adres poczty elektronicznej Zamawiającego: marta.bylica@uj.edu.pl,
   • b) wykonywanie poprawek wskazanych mu przez redaktora Zamawiającego,
   • c) wykonanie korekty autorskiej w wymaganym terminie,
   • d) przeniesienie całości autorskich praw majątkowych na rzecz Zamawiającego (Uniwersytet Jagielloński w Krakowie), w tym prawo do rozporządzania i korzystania z opracowań (kolejnych jego wydań, przeróbek, antologii, adaptacji, tłumaczeń, skróceń, uzupełnień) Utworu lub jego fragmentów, w tym publikowanych w utworach zależnych (prawo zależne) bez oznaczania autorstwa,
   • e) oznaczenia wszelkich przetłumaczonych Utworów (materiałów, dokumentów, tekstów) znakami Funduszy Europejskich, nazwą Programu Wiedza Edukacja Rozwój, flagą Rzeczpospolitej Polskiej, logo Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz znakiem Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny,
   • f) usuwanie wad przedmiotu umowy w ramach rękojmi za wady.
3. Zamawiający zobowiązuje się do współpracy w toku realizacji przedmiotu zamówienia z Wykonawcą, która będzie polegała w szczególności na:
   • a) sukcesywnym zlecaniu tłumaczenia Utworów, stanowiących daną część przedmiotu umowy, każdorazowo dostarczanych Wykonawcy w formie elektronicznej – zapisanym pliku w formacie (*.docx, *.doc, *.pdf) na poniższy adres poczty elektronicznej Wykonawcy, przy czym Wykonawca niezwłocznie poprzez wysłanie Zamawiającemu zwrotnej wiadomości elektronicznej potwierdza przyjęcie danego zlecenia na tłumaczenie Utworu w ramach niniejszej umowy,
   • b) umożliwienia Wykonawcy konsultacji z przedstawicielami Zamawiającego odnośnie szczegółowych treści tłumaczonego Utworu w ramach poszczególnego zlecenia.
4. Strony na potrzeby realizacji niniejszej umowy nadają poniższym wyrażeniom następujące znaczenie:
   • a) tłumaczenie – tłumaczenie poświęcone danej branży lub dziedzinie naukowej z zakresu psychologii, socjologii, nowoczesnego podejścia do niepełnosprawności (związanego z odpowiednią etykietą językową) oraz zagadnień dotyczących nowych technologii
   • b) znormalizowana strona A4 liczy 1 800 znaków wliczając spacje.
5. Realizacja konkretnych (pojedynczych) prac będzie odbywała się na podstawie pisemnego lub mailowego zlecenia przesłanego Wykonawcy przez Zamawiającego w sposób wskazany w ust. 3 lit. a) powyżej, które będzie zawierać m. in. tytuł Utworu (materiału, dokumentu, tekstu) podlegającego tłumaczeniu, inicjał imienia i nazwisko przynajmniej jednego z jego autorów,  jego objętość wyrażona w liczbie znormalizowanych stron A4, a także indywidualny termin realizacji zlecenia przy tłumaczeniu o dużej objętości odpowiednio powyżej 10 stron.
6. Szczegółowe uregulowania prawne dotyczące realizacji udzielanego zamówienia zawiera załączony do niniejszego Zaproszenia wzór umowy.

Wspólny Słownik Zamówień CPV: 79530000-8 Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych.

IV. Termin i miejsce wykonania zamówienia.

1. Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem, od dnia udzielenia zamówienia, tj. od dnia zawarcia umowy do dnia 30 września 2022 r., przy czym Zamawiający zastrzega, iż w przypadku wyczerpania kwoty wynagrodzenia brutto należnego wykonawcy przed upływem dnia 30 września 2022 r. umowa wygasa. Umowa może ulec wydłużeniu na wniosek Zamawiającego.
   • a) Termin wykonania przez Wykonawcę każdego (pojedynczego) zlecenia stanowiącego część przedmiotu niniejszego zamówienia, będzie liczony w dniach roboczych, w zależności od objętości danego Utworu podlegającemu tłumaczeniu:
   • b) tłumaczenie:
     • aa) 1-2 strony  do 2 dni roboczych
     • ab) 3-5 stron do 4 dni roboczych
     • ac) 5-10 stron do 7 dni roboczych
     • ad) powyżej 10 stron do ustalenia indywidualnie z Zamawiającym
   licząc od dnia zlecenia Wykonawcy tłumaczenia danego Utworu, stanowiącego część przedmiotu umowy, za pomocą poczty elektronicznej w sposób wskazany w pkt III ust. 3 lit. a) niniejszego Zaproszenia.
2. Czas wykonania usług będących przedmiotem umowy liczy się w dniach roboczych, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy w rozumieniu art. 1 oraz 1a ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t. j. Dz. U. 2020 poz. 1920 ze zm.).
3. Wykonawca zapewnia gotowość do realizacji zamówienia w dniu zawarcia umowy.

V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, tj. osoby fizyczne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, spełniające następujące warunki:
   • a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (np. kopia wpisu do rejestru działalności gospodarczej, KRS, a dla osób fizycznych informacja zawarta w CV) –Zamawiający nie wyznacza szczegółowego opisu oceny spełniania warunku udziału w tym zakresie;
   • b) posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem oraz dysponują potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania –Zamawiający nie wyznacza szczegółowego opisu oceny spełniania warunku udziału w tym zakresie;
   • c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia  –Zamawiający nie wyznacza szczegółowego opisu oceny spełniania warunku udziału w tym zakresie;
   • d) są lub dysponują osobami, które posiadają min. 3-letnie doświadczenie i wiedzę oparte na praktyce w tłumaczeniu tekstów poświęconych  danej branży, dziedzinie naukowej lub tekstów popularnonaukowych, preferowany zakres: psychologia, socjologia z języka polskiego na język angielski.
   Wykonawca jest zobowiązany do wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez złożenie oświadczenia zawierającego informacje niezbędne do potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zaproszenia).
2. Warunkiem ubiegania się o wykonanie zamówienia jest brak powiązań kapitałowych lub osobowych Zamawiającego i Wykonawcy.

   Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

   • a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   • b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
   • c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
   • d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub
   • e) kurateli.

   Wzór oświadczenia o spełnianiu powyższych warunków stanowi integralną cześć oferty (załącznik nr 1 do zaproszenia).

VI. Kryteria oceny i wyboru oferty

1. Zamawiający dokona oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty jedynie spośród ofert niepodlegających odrzuceniu oraz złożonych przez Wykonawców niepodlegających wykluczeniu, spełniających wymogi niniejszego zaproszenia.
2. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria oceny ofert:

      Kryteria wyboru oferty:

   • najniższa cena (cena brutto) – 100% Cena za jedną stronę tłumaczenia

   Ocena kryteriów zostanie dokonana na podstawie poniższego wzoru:

   ΣPK = PC, gdzie:

   PC - liczba punktów za kryterium „Cena oferty”,

   (PC) - Cena oferty brutto - 100 %

   W ramach kryterium ceny oferty przyjęto następujący wzór:

   PC=(najniższa oferowana cena brutto spośród ważnych ofert / cena brutto oferty badanej)*100%

   Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

   UWAGA: Cena jest podaną w PLN ceną brutto. Cena zawiera wszelkie koszty i inne składniki niezbędne do zrealizowania zamówienia. Zamawiający zastrzega, że od wskazanej powyżej kwoty wynagrodzenia, potrąci kwotę stanowiącą wszelkie świadczenia, które powstaną po stronie Zamawiającego, w szczególności ewentualną zaliczkę na należny podatek dochodowy, narzuty powstałe po stronie Zamawiającego lub mogące powstać po stronie Wykonawcy; powyższa kwota stanowi maksymalny koszt, jaki poniesie Zamawiający w celu realizacji niniejszej Umowy – dotyczy Wykonawcy nieprowadzącego działalności gospodarczej. Wartość oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.

   Cena ofertowa podana przez Wykonawcę obowiązuje przez cały okres związania ofertą.

   Wartość oferty powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia opisanego w punkcie III Opis przedmiotu zamówienia

   Cena ofertowa podana przez Wykonawcę obowiązuje przez cały okres ważności oferty i zawartej umowy.

   Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ta, która uzyska największą liczbę punktów w oparciu o przyjęte kryterium.

VII. Wybrane płatności

1. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa na wykonanie usługi. Wynagrodzenie zostanie zapłacone przez Zamawiającego przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze/rachunku na podstawie faktury/rachunku wystawionej/wystawionego przez Wykonawcę za wykonane tłumaczenia potwierdzone podpisanym protokołem zdawczo-odbiorczym. Wzór protokołu odbioru stanowić będzie załącznik do umowy. Zapłata zostanie dokonana w terminie 30 dni, licząc od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury/rachunku.
2. Dopuszcza się możliwość wypłaty wynagrodzenia na podstawie faktur/rachunków częściowych, wystawionych na podstawie zaakceptowanych przez Zamawiającego protokołów zdawczo-odbiorczych obejmujących wykaz zrealizowanych stron tłumaczeń w danym miesiącu. Wystawione rachunki/faktury winny być odpowiednie do liczby przetłumaczonych stron.
3. Wykonawca, po wykonaniu przedmiotu umowy potwierdzonym podpisanym protokołem odbioru bez zastrzeżeń, zobowiązany jest dostarczyć prawidłowo wystawioną/y fakturę/rachunek wraz z protokołem odbioru do Biura projektu „Odpowiedzialne Wsparcie i zrównoważony Rozwój” w Krakowie (31-110) przy al. Czapskich 4 pok. 202. W przypadku wystawienia rachunku, winien on zawierać dopisek „umowa zamówienia publicznego”.
4. Przewiduje się możliwość zmiany umowy poprzez zawarcie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności w szczególności w  następujących przypadkach:
   • a) zmiany terminu lub miejsca realizacji usługi, poprzez jego przedłużenie, ze względu na przyczyny uwzględniające potrzeby prawidłowej realizacji projektu lub ze względu na przyczyny leżące po stronie Zamawiającego dotyczące np. kwestii organizacyjnych w projekcie oraz inne niezawinione przez Strony przyczyny, w tym spowodowane przez zjawiska atmosferyczne, czy tzw. siłę wyższą, 
   • b) zmiany terminu realizacji usługi poprzez jego skrócenie w przypadku zgodnej woli Stron,
5. Wykonawca składając ofertę akceptuje, że w umowie będą znajdowały się zapisy dotyczące kar umownych np. z tytułu opóźnień z winy Wykonawcy, nieprawidłowej realizacji zamówienia, a także, że Zamawiający może rozwiązać Umowę w przypadku stwierdzenia nierzetelności w realizowaniu przez Wykonawcę czynności objętych Umową.

VIII. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
2. Oferta musi być podpisana zgodnie ze sposobem reprezentacji danego podmiotu oraz muszą być wypełnione i podpisane wszystkie załączniki do niniejszego zaproszenia.
3. Ofertę należy złożyć na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do składnia ofert oraz innymi dokumentami wskazanymi w niniejszym zaproszeniu.
4. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: skan poprzez pocztę elektroniczną na adres: katarzyna.gajkowska@uj.edu.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Biuro Projektu „Odpowiedzialne Wsparcie i Zrównoważony Rozwój”, ul. Czapskich 4, 31-110 Kraków, do dnia 31.03.2021 (decyduje data otrzymania przez Zamawiającego)
5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
6. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę
7. Oferta powinna być:
   • opatrzona pieczątką firmową (jeśli dotyczy),
   • posiadać datę sporządzenia,
   • zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
   • podpisana czytelnie przez wykonawcę.
8. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, jeżeli:
   • 1) została złożona przez Wykonawcę:
     • a) podlegającego wykluczeniu z postępowania lub
     • b) niespełniającego warunków udziału w postępowaniu,
   • 2) jest nieważna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa,
   • 3) jej treść jest niezgodna z treścią Zaproszenia ofertowego,
   • 4) zawiera błędy w obliczeniu ceny.

IX. Pozostałe warunki

1. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców z prośbą o wyjaśnienia dotyczące treści złożonych ofert.
3. Wszystkie ceny należy podać w PLN.
4. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione.
5. Zamawiający po upływie terminu składania ofert, unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:
   • 1) nie złożono żadnej oferty;
   • 2) wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu;
   • 3) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;
   • 4) w przypadku, gdy zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;
   • 5) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
   • 6) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
6. Zamawiający nie przewiduje możliwości złożenia ofert częściowych.
7. W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian w umowie w stosunku do treści zapytania ofertowego w celu właściwej realizacji zamówienia zastrzega się możliwość dokonania niniejszych zmian w drodze aneksu do umowy.
8. O rozstrzygnięciu postępowania Zamawiający powiadomi w terminie do 7 dni roboczych od daty zakończenia przyjmowania ofert, drogą e-mailową.
9. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia
   umowy. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
10. Wykonawca jest związany ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Załącznik nr 1 – Formularz oferty/Oświadczenie Wykonawcy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie Wykonawcy

Załącznik nr 3 – Oświadczenie Wykonawcy RODO

Załącznik nr 4 – Klauzula Informacyjna RODO

Załącznik nr 5 – Wzór umowy